Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2017 год?

В 2017 году Пенсионный фонд утратил право администрировать страховые взносы, но за ним полностью сохранился персонифицированный учет. В связи с этим чиновники разработали и утвердили Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 3п сразу 4 новых отчетных формы:

• «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц» (СЗВ-СТАЖ);
• «Сведения по страхователю, передаваемые в ПФР для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (ОДВ-1)»;
• «Данные о корректировке сведений, учтенных на индивидуальном лицевом счете застрахованного лица (СЗВ-КОРР)»;
• «Сведения о заработке (вознаграждении), доходе, сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных и уплаченных страховых взносах, о периодах трудовой и иной деятельности, засчитываемых в страховой стаж застрахованного лица (СЗВ-ИСХ)».

Персонифицированные формы должны сдавать все организации, а также ИП, которые используют труд наемных работников. По сути, самая главная из этих форм СЗВ-СТАЖ, поскольку в ней содержится информация о застрахованных лицах, форма ОДВ-1 необходима для отправки отчетности в Пенсионный фонд, а две остальные формы — для корректировки и информации о доходах соответственно. Порядок заполнения отчетных форм содержится в приложении к постановлению. Форме СЗВ-СТАЖ, которую впервые организации-страхователи должны сдавать за 2017 год, посвящено приложение № 5. Рассмотрим рекомендации чиновников подробнее и изучим как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2017 год.

Способы и сроки сдачи

Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2017 год в Пенсионный фонд России (ПФР) был установлен до 1 марта. Однако эта форма понадобится страхователям в течение всего года. Ведь Федеральный закон от 03.07.2016 № 250 обязывает не только сдавать этот отчет в ПФР, но и выдавать на руки каждому работнику при увольнении. В течение работы, если сотруднику потребовались его персонифицированные пенсионные сведения, он также может их запросить у работодателя. Кроме того, заполнить и направить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ необходимо, если человек уходит на пенсию. Сроки для этого установлены такие:

• при увольнении — в последний рабочий день;
• по запросу работника — в течение 5 рабочих дней с даты получения запроса;
• при выходе на пенсию — на руки работнику в день расчета и в течение 5 дней в орган ПФР.

Для того, чтобы разобраться, как сдать отчетную форму: в электронной форме или на бумаге, необходимо посмотреть, сколько застрахованных лиц трудоустроено в организации. Если их меньше 25 человек, можно использовать бумажную форму, свыше этого числа — сдается только электронный отчет СЗВ-СТАЖ. Инструкция предписывает такой порядок действий, но организации с численностью работников до 25 человек также могут сдать электронную форму документа, это не запрещено.

При сдаче на бумаге отчет можно принести в территориальный орган ПФР лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением. В электронной форме отчет нужно обязательно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью. Обычно ее оформляют руководителю компании или главному бухгалтеру. Образец заполнения СЗВ-СТАЖ за 2017 год рассмотрим дальше.

Реорганизация, ликвидация и банкротство компании

В Федеральном законе от 01.04.1996 № 27 написано, что если владельцы компании приняли решение о ее реорганизации или ликвидации, или такая ситуация возникла помимо их воли, например, при банкротстве, они должны сдать форму СЗВ-СТАЖ раньше, чем в ЕГРЮЛ (ЕГРИП в случае с индивидуальными предпринимателями) появится запись о прекращении деятельности. По закону ПФР должен получить отчет в течение одного месяца со дня утверждения промежуточного ликвидационного баланса. При процедуре банкротства этот срок исчисляется с момента направления конкурсным управляющим отчета о результатах проведения конкурсного производства кредиторам фирмы.

Особенности формы и порядок ее заполнения

Бланк СЗВ-СТАЖ состоит из одного листа, в котором необходимо указать персонифицированные сведения всех застрахованных лиц, работающих в организации. В него обязательно нужно включить также лиц, которые не трудоустроены по трудовому договору, но исполняют работы по договорам гражданско-правового характера и работодатель отчисляет за них страховые взносы. Ведь раз есть взносы, значит идет страховой стаж.

Заполнить отчет СЗВ-СТАЖ за 2017 год совсем не сложно, никаких сведений о доходах, суммах взносов и тому подобном в нем указывать не нужно. По каждому застрахованному лицу необходимо указать:

• Фамилию имя отчество;
• СНИЛС (обязательно и без ошибок);
• Период работы в организации (день, месяц, год начала и окончания работы в отчетном периоде);
• Территориальные и особые условия труда (при их наличии);
• Исчисление страхового стажа;
• Условия для досрочного выхода на пенсию (например, по выслуге лет);
• Сведения об увольнении (только для уволенных сотрудников).

Особое внимание нужно уделить заполнению «шапки» формы СЗВ-СТАЖ. В ней следует указать не только название организации (ФИО ИП), но и его регистрационный номер в ПФР в качестве страхователя, который состоит из 12 знаков. Кроме того, обязательно должно быть заполнено поле «ИНН» — индивидуальный номер организации или ИП, который может состоять из 10 или 12 знаков. Если знаков меньше, чем ячеек, нужно проставить прочерки в последних двух ячейках. Также, обязательно надо отметить крестиком тип направляемой формы:

1. исходный;
2. дополняющий;
3. назначение пенсии.

Очевидно, что первый из них является обычным годовым, второй служит для дополнения исходных данных, а третий следует ставить при подаче сведений о назначении пенсии одному сотруднику.

Ошибки в отчете СЗВ-СТАЖ

От ошибок никто не застрахован. Поэтому, если программа проверки СЗВ-СТАЖ при сдаче в ПФР указала на их наличие, или работодатель обнаружил их самостоятельно, их нужно обязательно исправить. Для этого проводится корректировка СЗВ-СТАЖ за 2017 год или другие периоды, путем направления в ПФР специальной формы СЗВ-КОРР, которая делится на:

1. корректирующую;
2. отменяющую;
3. особую.

Применение одного из этих трех типов зависит от того, какая ошибка была допущена и какой объем исправлений. Например, как исправить неверно указанные данные по одному из работников? Подать корректирующую форму с исправлениями по нужным строкам. Если нужно отменить и исправить все сведения в целом, используется отменяющий тип.

Ответственность за ошибки и несоблюдение сроков

Ответственность за несвоевременное направление персонифицированных сведений, а также ошибки в отчетности несет работодатель. В силу Федерального закона от 01.04.1996 № 27 при направлении в ПФР неполных или недостоверных данных за каждое застрахованное лицо придется заплатить штраф в размере 500 рублей. Обратите внимание, даже ошибка в одной цифре в СНИЛС ведет к такой ответственности. Если страхователь направил отчет в ПФР не в той форме, ему придется заплатить штраф в размере 1000 рублей.

Образец заполнения — СЗВ-СТАЖ за 2017 год скачать